Prise en main de l'interface Excel

Lancer Microsoft Excel révèle une grille qui peut sembler intimidante au premier abord, mais dont la logique est très simple. Pour commencer, vous créez un nouveau classeur. Ce classeur est votre fichier principal, qui peut contenir une ou plusieurs feuilles de calcul.

Comprendre la structure : cellules, lignes et colonnes

L'espace de travail principal est une grille composée de cellules. Chaque cellule est l'intersection d'une colonne (identifiée par une lettre : A, B, C...) et d'une ligne (identifiée par un numéro : 1, 2, 3...).

Cellule : L'unité de base où vous entrez vos données. Son adresse unique est une combinaison de sa lettre de colonne et de son numéro de ligne (par exemple, A1, B26, F5).
Ligne : Une série horizontale de cellules.
Colonne : Une série verticale de cellules.

En haut de l'écran se trouve le ruban, qui organise toutes les fonctionnalités d'Excel en onglets (Accueil, Insertion, Formules, Données, etc.). Juste en dessous, la barre de formule affiche le contenu de la cellule sélectionnée. C'est ici que vous verrez et modifierez les données ou les formules. En bas, des onglets (Feuil1, Feuil2...) vous permettent de naviguer entre les différentes feuilles de votre classeur.

Saisie et organisation des données

Un tableau efficace commence par une structure de données claire et logique. La première étape consiste à définir les en-têtes de vos colonnes sur la première ligne de votre feuille.

Définir les en-têtes de colonnes

Les en-têtes décrivent le type d'information que chaque colonne contiendra. Par exemple, pour créer un suivi de budget personnel, vous pourriez utiliser les en-têtes suivants dans les cellules A1, B1, C1 et D1 :

Date
Catégorie (ex: Courses, Loyer, Transport)
Description (ex: Achat supermarché, Billet de train)
Montant

Saisir les différents types de données

Une fois les en-têtes en place, commencez à remplir les données dans les lignes en dessous. Excel est intelligent et reconnaît différents types de données :

Texte : Pour les descriptions et les catégories.
Nombres : Pour les montants, les quantités, etc.
Dates : Tapez simplement "25/12/2023" et Excel le formatera automatiquement comme une date.

Conseil pratique : Pour garantir l'intégrité de vos données, respectez une règle simple : une seule information par cellule. Évitez de fusionner des cellules dans vos tableaux de données brutes, car cela complique l'utilisation des formules et des outils de tri.

Mise en forme pour une meilleure lisibilité

Un tableau bien formaté est plus facile à lire et à comprendre. L'onglet Accueil du ruban contient tous les outils nécessaires.

Les outils de base du ruban "Accueil"

Le groupe "Police" vous permet de modifier l'apparence de votre texte. Mettez vos en-têtes en gras pour les faire ressortir. Vous pouvez aussi changer la taille de la police ou la couleur du texte. Le groupe "Alignement" vous aide à positionner le contenu à l'intérieur des cellules (centré, aligné à gauche, etc.).

Appliquer des bordures et des couleurs de remplissage

Pour transformer votre grille de données en un véritable tableau visuel, utilisez les bordures. Sélectionnez votre plage de données, cliquez sur l'icône des bordures et choisissez "Toutes les bordures". Vous pouvez également utiliser une couleur de remplissage (le pot de peinture) pour colorer votre ligne d'en-tête et la distinguer du reste des données.

Formater les nombres et les dates

Le formatage des nombres est essentiel. Un montant financier est plus lisible avec un symbole monétaire. Sélectionnez votre colonne "Montant", puis dans le groupe "Nombre" de l'onglet Accueil, choisissez le format Monétaire. Cela ajoutera automatiquement le symbole € et les décimales. De même, vous pouvez choisir différents formats pour vos dates (date courte, date longue).

Introduction aux formules et fonctions

La véritable puissance d'Excel réside dans sa capacité à effectuer des calculs automatiquement. C'est là que les formules entrent en jeu.

Le secret de la puissance d'Excel : le signe égal (=)

Toute formule ou fonction dans Excel doit commencer par le signe égal (=). C'est ce qui indique à Excel que le contenu de la cellule doit être calculé et non affiché tel quel.

Utiliser les fonctions essentielles : SOMME, MOYENNE

Plutôt que d'additionner manuellement des dizaines de cellules (=D2+D3+D4...), utilisez des fonctions. Pour calculer le total de vos dépenses (colonne D, de la ligne 2 à la ligne 50), placez-vous dans une cellule vide et tapez :

=SOMME(D2:D50)

Le deux-points (:) indique une plage de cellules. De la même manière, pour trouver le montant moyen d'une dépense, vous utiliseriez :

=MOYENNE(D2:D50)

Gagner du temps avec la poignée de recopie

Imaginez que vous ayez une colonne "Revenus" (E) et "Dépenses" (F) et que vous souhaitiez calculer le solde dans la colonne G. Dans la cellule G2, vous tapez la formule =E2-F2. Au lieu de retaper la formule pour chaque ligne, utilisez la poignée de recopie : sélectionnez la cellule G2, cliquez sur le petit carré en bas à droite de la cellule et faites-le glisser vers le bas. Excel copiera la formule et ajustera automatiquement les références de cellules pour chaque ligne (G3 deviendra =E3-F3, etc.).

Analyser et visualiser les données

Une fois vos données saisies et vos calculs effectués, Excel offre des outils puissants pour les analyser.

Trier et filtrer pour y voir plus clair

Dans l'onglet Données, vous trouverez les options "Trier" et "Filtrer".

Trier : Vous permet de réorganiser votre tableau. Vous pouvez trier vos dépenses par date (du plus ancien au plus récent) ou par montant (du plus élevé au plus bas).
Filtrer : Ajoute des petites flèches à vos en-têtes. En cliquant dessus, vous pouvez choisir de n'afficher que les lignes qui correspondent à un certain critère, par exemple, uniquement les dépenses de la catégorie "Transport".

Créer un graphique simple

Un graphique est souvent plus parlant qu'un tableau de chiffres. Pour visualiser la répartition de vos dépenses par catégorie :

Sélectionnez les données pertinentes (par exemple, la colonne des catégories et celle des montants).
Allez dans l'onglet Insertion.
Dans le groupe "Graphiques", choisissez un type de graphique, comme un graphique en secteurs (camembert) ou un histogramme.
Excel génère instantanément le graphique. Vous pouvez ensuite personnaliser son titre, ses couleurs et ses étiquettes pour le rendre encore plus clair.

#Bureautique

Guide pratique pour créer votre premier tableau sur Excel